Case study (6): Kontrolujemy nasze zakupy do salonu

3 Grudzień , 2010

Ważnym elementem w prowadzeniu firmy jest jak wiadomo sprawne nią zarządzanie, a co za tym idzie kontrola nad zużyciem produktów wykorzystywanych do pracy w salonie. Do tego jednak potrzebujemy profesjonalnego narzędzia jakim w Systemie Zapisy24.pl jest Magazyn. Umiejętne zarządzanie gospodarką magazynową pomoże nam zapobiec ewentualnym próbom nadużyć, pozwoli na pełną kontrolę zakupów oraz rozchodów poszczególnych produktów z magazynu.

Magazyn to jedna z ciekawszych i bardziej przydatnych funkcji jaką udostępniają Państwu Zapisy24.pl. Ta opcja pozwala optymalizować stany zakupionych produktów: Określamy ilość produktu, jaką zawsze chcemy mieć w magazynie, a System informuje nas kiedy należy dokonać zakupu. Skąd to wie? Podczas konfigurowania Systemu, do poszczególnych usług czy rezerwacji naszych klientów przypisujemy ilość niezbędnych materiałów. Po danej usłudze stany magazynowe są aktualizowane. System będzie wskazywał nam produkty konieczne do uzupełnienia.

Kilka praktycznych rad i odpowiedzi na Państwa pytania pozwolą przybliżyć funkcjonalność Magazynu.

Pierwsze kroki – jak zacząć ?

1. Wprowadzamy produkty na stan pamiętając o określeniu poszczególnych, niezbędnych parametrów charakteryzujących dany produkt. Są to: nazwa, kod producenta, kategoria, jednostka, wielkość. Pozostałe parametry, takie jak ilość minimalna i poziom strat są opcjonalne, jednakże wskazane, żeby uwzględnić je przy konfiguracji produktu.
2. Dostawa produktu – jest drugim krokiem, koniecznym, aby nasze produkty trafiły na stan. W tym miejscu wprowadzamy faktyczny stan danego produktu w chwili wprowadzania określając ilość i cenę produktu.

W taki właśnie sposób uzupełniamy stany magazynowe o wymagane produkty. W każdej chwili możemy zwiększać dostawy przechodząc do opcji dostawy w edycji produktu.

Wykorzystanie produktów w recepturach – ściąganie z magazynu.

W tym miejscu możemy powiedzieć o `dwóch szkołach` tworzenia receptur :

1.      Receptura tworzona do usługi – w edycji każdej usługi (panel zarządzania salonem) w opcji `receptury` możemy stworzyć dowolną liczbę receptur. Tworząc poszczególną recepturę pamiętajmy, iż najpierw musimy dodać jej nazwę, następnie przypisać określone ilości produktów, z których będzie tworzona. Tak stworzoną recepturę możemy później wykorzystać (skopiować) przy poszczególnych rezerwacjach naszych klientów powodując tym samym wydanie z magazynu przypisanych do receptury produktów.

2.      Receptura tworzona do rezerwacji – taką recepturę tworzymy w panelu recepcji, klikając bieżącą rezerwację klienta i przechodząc do zakładki `receptura`. W tym miejscu tworzymy recepturę już do konkretnego klienta … Pani Ani, Basi, Zosi… Podobnie jak przy usługach zaczynamy od nazwy, następnie dodajemy poszczególne produkty w określonych ilościach. Przed zapisaniem receptury mamy możliwość dokonania wszelkich zmian w recepturze, które najpierw musimy zatwierdzić, a następnie dopiero zapisać. Przy kolejnej wizycie klienta, jeśli sytuacja będzie tego wymagała, możesz jedynie skopiować ostatnią recepturę. Przydatną funkcją jest również podgląd historii rezerwacji danego klienta, gdzie najeżdżając kursorem na znaczek `i` zobaczysz z jakich składników korzystałeś ostatnio przy tworzeniu receptury.

Bardzo ważnym elementem w działaniu magazynu są raporty, które jasno obrazują nam bieżącą sytuację stanów poszczególnych produktów. Czego się z nich dowiemy ?

• Stany minimalne – to lista produktów, których stany minimalne zostały przekroczone, jest to sygnał, że należy uzupełnić dostawę określonych produktów. Jeżeli na liście pojawi się pozycja zaznaczona na czerwono będzie to oznaczało, że prawdopodobnie nie wprowadziłeś do systemu ostatniej dostawy.
• Historia zakupów -  zapoznasz się w tym miejscu z historią zakupów wszystkich produktów w wyznaczonym przez siebie terminie.
• Stany magazynowe – to miejsce, gdzie możesz zapoznać się z dokładną sytuacją w magazynie. Raport pokazuje jaki jest stan danego produktu w wybranym dniu, stan produktu z uwzględnieniem dopuszczalnych strat oraz aktualną wartość produktu, który pozostaje w danej chwili na stanie.
• Rozchód – na bieżąco sprawdzaj jak kształtuje się rozchód wszystkich produktów, jakie wykorzystujesz do tworzenia receptur w wybranym przez Ciebie okresie.

Jak widać zarządzanie produktami w magazynie salonu jest bardzo proste. System do zarządzania salonami Zapisy24.pl jako elektroniczny pracownik wspaniale sprawdza się w magazynie. Redukcja bałaganu, dostęp do bazy receptur, ograniczenie kosztów zakupów produktowych to tylko parę z wielu zalet Systemu.

Zachęcam do korzystania i współpracy z nami.

Opiekun Klienta Zapisy24.pl

Katarzyna Markiewicz